Waarom feedback geven zo spannend is (en hoe dat verandert)

Je collega komt al weken te laat op vergaderingen. Het valt iedereen op. Niemand zegt er iets van. Jij ook niet. Je hebt het al drie keer willen aankaarten, maar elke keer dacht je: laat maar, het is de moeite niet waard. Of: misschien zeg ik het verkeerd en wordt het een heel ding. Herkenbaar? In deze blog vertelt Lot van Brakel, trainer en teamcoach bij HRD Groep, waarom feedback geven zo spannend voelt, wat dat te maken heeft met psychologische veiligheid en hoe je feedback vanzelfsprekend maakt in je team.

De meeste mensen vermijden feedback niet omdat ze er geen zin in hebben. Ze vermijden het omdat het spannend voelt. Er staat iets op het spel: de relatie met een collega, je positie in het team, het risico dat je het verkeerd zegt en het escaleert.

Die spanning is een signaal. Waar feedback spannend voelt, ontbreekt vaak een stuk psychologische veiligheid. Mensen geven pas eerlijke feedback als ze erop vertrouwen dat het niet tegen hen gebruikt wordt. Dat de ander het aanhoort zonder in de verdediging te schieten. Dat het gesprek achteraf niet tegen hen werkt.

In een team dat ik begeleidde, had iedereen last van dezelfde collega. Die kwam structureel te laat, leverde werk af dat anderen moesten corrigeren en reageerde kortaf als iemand er iets van zei. Iedereen wist het. Niemand sprak het uit. In plaats daarvan losten ze het onderling op: ze namen werk over, planden vergaderingen een kwartier later en klaagden bij elkaar. Na een paar maanden was de frustratie zo opgelopen dat twee teamleden aangaven te willen vertrekken.

Dat is wat er gebeurt als feedback niet ingebed is in een veilige teamcultuur. Het stapelt zich op. En het kost je uiteindelijk meer dan het ongemakkelijke gesprek dat je vermeed.

Veel aandacht gaat naar hoe je feedback geeft. Terecht, want de manier waarop je het brengt bepaalt of het aankomt. Het ik, ik, jij, wij-model helpt daarbij: begin met wat je zag, benoem het effect op jou, check of de ander het herkent en zoek samen een oplossing.

Maar feedback ontvangen krijgt veel minder aandacht, terwijl daar vaak het probleem zit. Mensen die feedback persoonlijk opvatten, in de verdediging schieten of dichtklappen. In het webinar dat we eerder gaven over psychologische veiligheid, kwam een voorbeeld voorbij van co-assistenten in een ziekenhuis die bij elke vorm van feedback zeiden: ik voel me niet veilig. Terwijl de feedback bedoeld was om hen te laten groeien.

Als feedback ontvangen spannend voelt, stopt het feedbackproces. De gever denkt: laat maar zitten, de volgende keer zeg ik niks. Zo ontstaat een team waarin iedereen dingen voor zich houdt.

Feedback werkt alleen als er verbinding is. En verbinding begint bij luisteren. De meeste HR-professionals en leidinggevenden kennen LSD (luisteren, samenvatten, doorvragen). Maar bij feedback schiet die vaardigheid er vaak bij in.

Voordat je feedback geeft, luister je naar de context. Waarom doet iemand wat diegene doet? Als je dat begrijpt, wordt je feedback gerichter. En als je na je feedback samenvat wat de ander teruggeeft en doorvraagt op wat je hoort, voorkom je dat het gesprek ontspoort.

Veel feedbackgesprekken mislukken omdat de gever al bezig is met de volgende zin terwijl de ander nog aan het verwerken is. Dan valt het gesprek stil. En zonder verbinding is feedback een monoloog.

Een feedbackcultuur bouw je niet door één keer per jaar een feedbackronde te organiseren. Het zit in de kleine momenten. In hoe je reageert als iemand iets benoemt. In of je zelf het voorbeeld geeft door feedback te vragen over je eigen gedrag.

Als leidinggevende zet je de toon. Vraag je team expliciet om feedback op jouw aanpak. Reageer rustig als iemand iets zegt wat je niet wilt horen. Benoem het als iemand goede feedback geeft aan een collega. Zo maak je feedback vanzelfsprekend in plaats van spannend.

Voor HR-professionals ligt hier een kans om dit breder te trekken. Maak feedbackvaardigheden onderdeel van leiderschapsontwikkeling. Evalueer of je gesprekscyclus ruimte biedt voor eerlijke feedback. En koppel het aan psychologische veiligheid, want die twee versterken elkaar. Lees daar meer over in onze blog over psychologische veiligheid als strategisch HR-instrument.

Het paradoxale aan feedback is: hoe vaker je het doet, hoe minder spannend het wordt. Teams die feedback als vast onderdeel van hun samenwerking hebben, hoeven er niet meer over na te denken. Het is geen event, het is een gewoonte.

Dat begint met kleine stappen. Spreek morgen dat ene ding uit dat je al drie weken dwars zit. Vraag een collega hoe je overkomt in een vergadering. Elke keer dat je het doet en het goed gaat, wordt de drempel lager.

Wil je feedback in je team van spannend naar vanzelfsprekend maken? In de training feedback geven en ontvangen leer je in één dag hoe je feedback brengt die aankomt en hoe je feedback ontvangt zonder in de verdediging te schieten. Bekijk ook onze training psychologische veiligheid voor de basis waarop een feedbackcultuur kan groeien.